Approbation et dépôt des comptes sociaux : des obligations à ne pas négliger
Vous êtes une société commerciale et vous souhaitez connaître les modalités d'approbation et de dépôt des comptes de sociétés ?
Formalitesse vous donne toutes les informations pour approuver et déposer vos comptes en bon et du forme.
SOMMAIRE
◾️ L'approbation des comptes sociaux : une obligation légale
◾️ L'approbation des comptes sociaux : les documents à établir
◾️ Les formalités de dépôt des comptes sociaux
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L'APPROBATION DES COMPTES SOCIAUX : UNE OBLIGATION LÉGALE
Les dirigeants de sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA etc.) ont l'obligation d'établir les comptes sociaux et de les soumettre pour approbation aux associés de la société dans les 6 mois suivants la clôture de l'exercice social.
🟨 L'approbation des comptes : délai, convocation, tenue, vote
- Délai
En principe, le dirigeant ou gérant doit procéder à l'établissement des comptes de la société et les soumettre à l'approbation des associés dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice.
Exemple : pour un exercice ayant clôturé le 31 décembre 2025, l'approbation des comptes doit avoir lieu au plus tard le 30 juin 2026.
Dans le cas où il est impossible pour l'assemblée de se réunir dans les délais, le représentant légal de la société peut demander une prorogation du délai de 6 mois. Il faudra rédiger une requête à adresser au Président du tribunal de commerce ou des activités économiques.
⚠️ Attention : il est conseillé de faire la demande de prorogation avant l'expiration du délai de 6 mois pour approuver les comptes. |
- Convocation
Les associés doivent être convoqués par le dirigeant ou le gérant afin de leur présenter l'activité et les comptes de la société. Cette convocation doit respecter le délai légal prévu selon la nature de la société ou le délai prévu par les statuts de la société.
Pour une SARL, le délai de convocation doit être au moins de 15 jours. Les statuts peuvent prévoir plus mais pas moins.
Pour une SAS, en principe, ce sont les statuts qui déterminent le délai de convocation. Le délai doit être raisonnable pour permettre aux associés de prendre connaissance des documents et des résolutions qui seront soumises à leur approbation.
💡Bon à savoir ! Le délai est calculé en jour calendaire, sans compter le jour de la convocation mais ne comptant le jour de l'assemblée générale. Par exemple, pour une assemblée le 30 juin, il faudra convoquer les associés au plus tard le 15 juin. |
- Tenue de l'assemblée
En principe, les comptes sont approuvés lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA).
Par principe, l'AGOA se tient au siège social de la société. Il est possible de tenir l'assemblée dans un autre lieu que le siège social. Selon les statuts de la société, il est possible de ne pas tenir l'assemblée physiquement et de la réaliser au moyen de télécommunication ou de visioconférence.
Durant cette assemblée, les associés devront voter et décider d'une part, d'approuver les comptes annuels et d'autre part, l'affectation du résultat.
- Vote à l'assemblée
Les associés doivent voter selon les règles de vote établies par la loi ou les statuts.
Le vote peut être soumis à l'obtention d'un quorum. Le quorum est le minimum d'actions ou de parts sociales avec droit de vote que les associés doivent disposer pour que l'assemblée puisse délibérer valablement. Il est calculé en fonction de l'ensemble des actions ou parts composant le capital social. Les actions privées de droit de vote ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum.
🟨 Le cas d'une société unipersonnelle
Dans les sociétés unipersonnelles, le dirigeant doit soumettre les comptes à l'associé unique dans le délai de six mois imparti à compter de la clôture de l'exercice social.
Une dérogation est prévue pour les sociétés unipersonnelles. Lorsque l'associé unique est également le dirigeant ou gérant de la société, le dépôt des comptes sociaux certifiés et signés vaut approbation des comptes.
🟨 Sanction en cas d'absence de soumission des comptes
Le dirigeant qui ne soumet pas les comptes de la société aux associés risque une amende de 9 000 € (article L.241-5 du Code de commerce).
Le retard dans la soumission des comptes aux associés (en dehors du délai légal de 6 mois) n'est pas constitutif d'une infraction pénale (Cass crim., 12 février 2025, n°23-86.857).
L'APPROBATION DES COMPTES : LES DOCUMENTS À FOURNIR
Dans les sociétés commerciales, le dirigeant doit établir l'inventaire, les comptes et le rapport de gestion, le cas échéant. Les délibérations de l'assemblée générale vont ensuite être constatés dans un procès-verbal.
🟨 L'inventaire
L'établissement de l'inventaire consiste à lister les biens de l'entreprise, à répertorier l'ensemble des éléments d'actif et de passif et de les évaluer à la date de clôture comptable.
🟨 Les comptes annuels
Les comptes annuels regroupent l'ensemble des documents permettant de présenter l'activité de manière chiffrée d'une société.
Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et des annexes.
- Le bilan
Le bilan est le document comptable qui présente, à une date donnée (généralement la clôture de l’exercice), la situation patrimoniale d’une entreprise.
Il se compose de deux parties :
◼️ l'actif : ensemble des éléments détenus par l’entreprise (immobilisations, créances, trésorerie)
◼️ le passif : indique les ressources ayant permis de financer ces éléments (capitaux propres, dettes financières, dettes fournisseurs).
Le bilan est structuré de manière équilibrée : le total de l’actif est toujours égal au total du passif. Il permet d’évaluer la solidité financière de l’entreprise, sa capacité à faire face à ses engagements et la répartition de ses ressources. C’est un outil central pour les dirigeants, les partenaires financiers et les administrations.
- Le compte de résultat
Le compte de résultat retrace l’activité économique de l’entreprise sur une période donnée (l’exercice comptable).
Il présente l’ensemble :
◼️ des produits : chiffre d’affaires, subventions, produits financiers
◼️ et des charges : achats, salaires, impôts, charges financières.
La différence entre les produits et les charges permet de déterminer le résultat de l’exercice : bénéfice ou perte.
Le compte de résultat est généralement structuré en plusieurs niveaux (résultat d’exploitation, résultat financier, résultat exceptionnel) afin d’analyser la performance selon la nature des opérations. Il permet de mesurer la rentabilité de l’activité et d’identifier les postes de coûts ou de revenus à optimiser. Il constitue un indicateur clé pour piloter la gestion de l’entreprise.
- Les annexes
Les annexes complètent et détaillent les informations figurant dans le bilan et le compte de résultat. Elles font partie intégrante des comptes annuels et ont pour objectif d’apporter une meilleure compréhension des données comptables.
Leur contenu varie selon la taille et le régime de l’entreprise, mais elles comprennent généralement :
◼️ des informations sur les méthodes comptables utilisées,
◼️ le détail de certains postes (immobilisations, amortissements, provisions),
◼️ des engagements hors bilan.
Les annexes peuvent également inclure des informations sur les échéances des dettes ou les opérations significatives de l’exercice.
Elles assurent la transparence financière et permettent aux lecteurs des comptes (associés, partenaires, administration) d’interpréter correctement la situation de l’entreprise.
🟨 Le rapport de gestion
Le rapport de gestion a pour objet de présenter une analyse fidèle de la situation de la société, de son activité et de ses perspectives. Ce document établi par les dirigeants à l’occasion de l’approbation des comptes annuels.
Sa rédaction est obligatoire pour certaines sociétés commerciales, notamment les sociétés anonymes et, sous conditions de seuils, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions simplifiées. Les petites entreprises peuvent en être dispensées.
💡Bon à savoir ! Le rapport de gestion n'est pas obligatoire pour les sociétés dites "petites entreprises" ne dépassant pas à partir du 1er janvier 2025 deux des trois seuils suivants :
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Le dépôt du rapport de gestion au greffe n’est pas systématique : il dépend de la forme sociale et de la présence éventuelle d’un commissaire aux comptes.
Le rapport de gestion comprend généralement :
◼️ une présentation de l’activité de l’exercice,
◼️ une analyse des résultats,
◼️ la description des principaux risques et incertitudes,
◼️ ainsi que les événements importants survenus depuis la clôture.
Il peut également inclure des informations sur la recherche et développement ou la prise de participation.
Le rapport de gestion permet aux associés de disposer d’une vision claire de la gestion de la société et constitue un outil de transparence à destination des partenaires.
🟨 Le procès-verbal d'assemblée générale
Le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) formalise les décisions prises par les associés ou actionnaires à l’issue de la réunion annuelle d’approbation des comptes.
Il constitue une pièce essentielle du dossier juridique et doit être conservé dans les registres de la société.
Son contenu est strictement encadré. Il mentionne notamment :
◼️ la date et le lieu de l’assemblée,
◼️ l’identité des participants,
◼️ les documents soumis à approbation (comptes annuels, rapport de gestion le cas échéant),
◼️ le résumé des débats
◼️ ainsi que le texte des résolutions adoptées.
Parmi ces résolutions figure obligatoirement l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.
Lorsque l’exercice dégage un bénéfice, les associés peuvent décider de l’affecter en réserve (légale ou facultative), de le reporter à nouveau ou de distribuer tout ou partie sous forme de dividendes. La distribution de dividendes suppose le respect de certaines règles, notamment l’existence d’un bénéfice distribuable et la constatation de capitaux propres suffisants.
En cas de perte, celle-ci est généralement affectée en report à nouveau débiteur, en vue d’être apurée ultérieurement par les bénéfices futurs.
Le procès-verbal d’AGOA atteste de la régularité des décisions sociales, permet le dépôt des comptes annuels et sécurise la situation de la société vis-à-vis des tiers et de l’administration.
LES FORMALITÉS DE DÉPÔTS DES COMPTES SOCIAUX
Les comptes approuvés doivent faire l'objet d'un dépôt auprès du greffe du tribunal des activités économiques ou auprès du greffe du tribunal de commerce.
🟨 La réalisation du dépôt : où et quand ?
Toutes sociétés soumises à l'obligation d'approuver ses comptes, doit procéder au dépôt de ses comptes auprès du greffe du tribunal des activités économiques ou auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu d'immatriculation.
Le dépôt entraine la publication des comptes au BODACC (Bulletin Officielle des Annonces Civiles et Commerciales).
Ce dépôt doit être réalisé :
soit directement au guichet du greffe ;
soit par courrier postale ;
soit par voie dématérialisée par l'intermédiaire du Guichet unique.
Ce dépôt doit être réalisé dans le mois suivant leur approbation pour un dépôt papier ou les deux mois pour un dépôt en ligne.
🟨 Les documents à fournir
Pour déposer les comptes annuels, il est nécessaire de joindre les documents suivants :
un exemplaire des comptes certifiés conformes par le représentant légal de la société
la procès-verbal d'approbation des comptes (ou décision d'affectation du résultat) ou le procès-verbal de non approbation des comptes
le rapport du Commissaire aux comptes (CAC) sur les comptes annuels (pour les sociétés dotées d'un CAC)
le rapport de gestion (uniquement en cas d'obligation)
la déclaration de confidentialité (uniquement si les comptes ne pas rendus visibles et sous conditions)
un chèque à l'ordre du greffe (uniquement pour les dépôts papier)
🟨 Les confidentialité des comptes
Les entreprises qui entrent dans la définition de micro-entreprise ou de petite entreprise et dont l'activité ne consiste pas à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, peuvent demander que la totalité ou une partie de leurs comptes ne sois pas rendue publique.
- La confidentialité des "micro entreprises"
Les micro entreprises ont la possibilité de rendre confidentiel la totalité de leurs comptes annuels. Dans ce cas, l'ensemble des comptes annuels c'est-à-dire bilan (actif/passif), compte de résultat et annexes) ne sont pas rendus publics.
Pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2024, la demande de confidentialité peut être demandée si la société ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :
un bilan de 450 000 € ;
un chiffre d'affaires hors taxes (CA HT) : 900 000 € ;
un effectif salariés moyen : 10.
- La confidentialité des "petites entreprises"
Les petites entreprises ont la possibilité de rendre confidentiel une partie de leurs comptes annuels. Dans ce cas, seul le compte de résultat n'est pas rendu public. Toutefois, vous devez déposer auprès du greffe l'ensemble des comptes annuels.
⚠️ Attention : le bilan étant publié, tout le monde aura accès à votre résultat (bénéfice ou perte). Seul le détail du compte du résultat et donc, de votre activité n'est pas diffusé. |
Pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2024, la demande de confidentialité peut être demandée si la société ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :
un bilan de 7,5 millions d'€ ;
un chiffre d'affaires hors taxes (CA HT) : 15 millions d'€ ;
un effectif salariés moyen : 50.
🟨 Le coût du dépôt
A compter du 1er janvier 2025, le dépôt des comptes coûte 44,62 €.
🟨 Les sanctions en cas d'absence de dépôt
En cas de non respect de l'obligation de déposer les comptes dans les délais impartis, le président du tribunal de commerce/tribunal des activités économiques peut enjoindre sous astreinte la société de déposer ses comptes.
Le non-dépôt des comptes sociaux expose la société à une amende de 1 500 € pouvant aller jusqu'à 3 000 € en cas de récidive.
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